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Bonnes pratiques pour la comptabilité de l’infirmière libérale

Lorsque vous devenez infirmière libérale, vous devenez en même temps entrepreneur. Cette gestion administrative est rarement abordée lorsque vous êtes en IFSI, alors qu’elle est essentielle. Pour bien démarrer dans la comptabilité en libéral, de nombreuses astuces vous permettent de vous organiser facilement. Sans même y penser, vous la réaliserez sans que ce soit un fardeau à porter toute l’année.

Conseils pour la gestion de votre compte bancaire

Pour bien commencer votre comptabilité, il est important de séparer vos comptes professionnels de vos comptes personnels. En évitant ce mélange, vous gagnez en visibilité dans vos relevés de comptes mensuels. Etant donné que toutes vos dépenses professionnelles doivent être justifiées, il sera plus facile de retrouver les différents éléments le cas échéant. L’essentiel est d’avoir un compte séparé, il n’est pas indispensable d’avoir un compte bancaire professionnel pour votre comptabilité en infirmière libérale.

Avec votre véhicule professionnel, vous allez être amené à aller régulièrement faire le plein d’essence. Pour faciliter la gestion de vos relevés mensuels, vous pouvez ouvrir un compte dans la station service proche de chez vous. Ainsi, vous payez certes plus cher, mais bien moins régulièrement !

Concernant tous les mouvements en espèces, il est important de les noter dans un cahier ou l’agenda, que ce soit pour les recettes ou les dépenses. Ainsi en cas de contrôle, ce document fait foi.

L’adhésion à une Association de Gestion Agréée (AGA)

Une AGA est une Association de Gestion Agréée. Comme le compte bancaire professionnel, l’adhésion à une AGA n’est pas obligatoire. Pourtant, cette inscription vous évitera la majoration de 25% de vos bénéfices sur votre déclaration. Donc même si elle est facultative, elle est fortement recommandée !

Parmi l’ensemble de ses actions, l’AGA peut vous aider à réaliser votre comptabilité en tant qu’infirmière libérale. Pour y adhérer, il suffit de faire la demande dans les 5 mois qui suivent votre installation en libéral.

Préparez-vous à la comptabilité

La comptabilité ne s’improvise pas et c’est un exercice complexe pour un novice. Sauf quelques cas particuliers, toutes les formes d’exploitation d’une activité nécessitent la tenue d’une comptabilité dans le respect du Plan Comptable Général (PCG) en France.

Le PCG est la norme réglementaire en France pour établir votre comptabilité, ainsi que la présentation de vos comptes financiers, bilans, comptes de résultats, rapports et annexes. Certaines règles sont propres à votre secteur d’activité et à votre taille. Il vous faudra alors l’adapter à votre régime fiscal et intégrer les différentes aides, subventions ou crédit d’impôts liés à votre structure.

N’attendez pas de devoir rendre le premier exercice comptable pour mettre les mains dans les chiffres ! Dès la création de votre entreprise, vous devez vous pencher sur cette question pour préparer un plan comptable adapté à votre structure.

Vous pouvez faire appel à un expert-comptable pour réaliser votre comptabilité en libéral ou opter pour des logiciels de comptabilité dédiés. Dans tous les cas, vous aurez toujours à fournir des documents et conserver les pièces justificatives.

Adoptez les bons réflexes

Pour continuer dans cette liste de conseils, voici une liste non exhaustive de bonnes pratiques pour que la déclaration annuelle se déroule dans les meilleures conditions :

  • mettez de côté les 2 premières années. Les deux premières années, les charges sont calculées sur des plafonds forfaitaires par l’URSSAF, la Carpimko, etc. Ces plafonds sont souvent bas par rapport à la réalité de l’exercice quotidien. Faites donc bien attention à prévoir la régularisation lors de la troisième année d’exercice, qui peut être financièrement lourde à supporter.
  • souscrivez à une prévoyance dans le cadre de la Loi Madelin. Ce dispositif fiscal (donc déductible de votre déclaration 2035) est accessible à tous les travailleurs non-salariés (dont les infirmiers libéraux) :
    • Retraite complémentaire
    • Complémentaire santé
    • Assurance perte de revenu ou d’exploitation : garantie en cas de dégradation du local professionnel, la prise en charge des charges fixes de fonctionnement du cabinet…
    • Prévoyance : indemnités journalières pour arrêt de travail ou invalidité, garantie décès…
  • mettez de côté 50% du chiffre d’affaires réalisé. Lorsque vous effectuez des soins à hauteur de 100 euros, mettez-en 50 sur un compte à côté. Cela servira à payer toutes vos charges sociales et fiscales.
  • gardez un œil sur votre trésorerie. Elle est essentielle au bon fonctionnement et apporte une vision en temps réel de la bonne santé de votre cabinet. Il ne s’agit pas seulement de se limiter aux obligations légales, fiscales et sociales, la trésorerie occupe une place déterminante dans les prévisions budgétaires et permet d’anticiper tout imprévu (maladie, vacances…)
  • rangez vos factures par relevé dans un classeur. Le jour où vous avez à rechercher un document, vous le trouverez bien plus facilement !
  • conservez vos documents 5 ans. Un contrôle peut être fait jusqu’à 3 ans. Depuis la création de l’EPS (Examen Périodique de Sincérité), un tirage au sort est réalisé pour déterminer qui sera contrôlé. L’objectif de cet examen est de vérifier que les déclarations fiscales sont correctement établies.

Une fois que vous avez mis en place ces conseils, alors vous n’y échapperez pas : en fonction de la taille de votre entreprise et de son régime fiscal, vous avez des obligations comptables, fiscales ou sociales à un moment donné ! Il est préférable alors d’anticiper ces échéances, pour éviter de les subir au dernier moment : établissement de la 2035, avec spécificités les 2 premières années pour les individuels et SCP, la 2036 pour les SCM, le crédit d’impôt formation, les déclarations sociales, la déclaration d’impôt sur le revenu, etc. Une organisation est donc indispensable autour de la comptabilité pour les infirmières libérales.

Optez pour le logiciel de comptabilité My Apollon

My Apollon, est la solution comptable parfaitement adaptée aux professionnels de santé. Partant du principe que votre place est davantage auprès de vos patients, qu’à vous occuper de votre comptabilité, le logiciel My Apollon, allié à votre conseiller, est la garantie de faire votre comptabilité en 10 minutes par mois.

Environ 2,5 fois moins cher qu’un expert-comptable, vous avez alors une excellente alternative entre le « tout faire soi-même » et l’activité externalisée. Et le gros avantage à prendre en compte : avec My Apollon, vous bénéficiez de conseils toute l’année de nos conseillers comptables. La comptabilité sera alors ludique comme un jeu d’enfant !

 

Il n’est pas rare de voir des faits divers dans la presse locale ou nationale au sujet de fraudes d’infirmière libérale. Il s’agit bien plus de méconnaissance de cette partie du métier que d’une réelle volonté de frauder… La comptabilité n’est pas innée, et pour cela des outils existent pour vous accompagner au quotidien. Cette liste d’astuces à appliquer va vous aider dans les étapes de l’installation en libéral et même pour les remplacements. Les bonnes pratiques commencent très tôt !

wPADM@2026

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