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Questions Réponses

Facturation, télétransmission et gestion du cabinet

La télétransmission, c’est un mot un peu compliqué pour exprimer la simple action d’envoyer vos factures, aussi appelées « feuilles de soins électroniques » aux caisses et mutuelles afin de vous faire payer des soins que vous effectuez. Pas de quoi avoir peur donc si vous vous installez en tant qu’infirmière libérale, vous deviendrez rapidement une pro de la télétransmission, surtout avec le bon logiciel de télétransmission !

Rien ne vous y oblige techniquement, mais on vous conseille de vous équiper d’un (bon) logiciel de télétransmission. Sinon, vous devrez éditer toutes vos factures sur papier et les envoyer par courrier aux caisses, ce qui en plus d’être laborieux, rallonge les délais pour être payé.e. L’Assurance Maladie encourage fortement la télétransmission en mettant à votre disposition des aides pour vous équiper, autant en profiter !
En libéral, vous êtes à votre compte. Et avec le système de l’Assurance Maladie, les caisses et mutuelles prennent en charge la quasi-totalité des soins de vos patients. Vous êtes donc payé.e par les caisses primaires d’Assurance Maladie, via le mode de facturation dit « Sesam-Vitale », et par les mutuelles de vos patients. Pour cela, vous devez télétransmettre vos Feuilles de Soins Electroniques via votre logiciel de télétransmission.
Une Feuille de Soins Electronique ou FSE est tout simplement la facture que vous éditez via votre logiciel de télétransmission pour être payé.e. Elle contient toutes les informations nécessaires au paiement des soins que vous avez effectués. Pour créer une FSE, vous devrez créer une ordonnance sur votre logiciel de facturation, qui récapitulera toutes les infos concernant votre patient et les soins que vous lui prodiguerez.
La nomenclature infirmière est la classification des actes infirmiers qui détermine le montant derrière chaque acte réalisé. A chaque soin correspond une lettre et un quotient qui forme la cotation d’un acte et qui permet de déterminer le coût du soins. Lorsque vous créez vos ordonnances pour facturer vos soins, vous devez donc coter vos soins, c’est-à-dire attribuer la bonne cotation au soin en question et appliquer les règles qui régissent la nomenclature. Pas de panique avec un bon logiciel de télétransmission comme My Agathe e.motion, la cotation est automatisée et vous pouvez mettre en favoris vos actes les plus utilisés. Plus besoin d’avoir peur de la nomenclature !
Le dossier de soins du patient est l’ensemble des documents et données qui concernent l’état du patient. Il est enrichi par l’infirmier libéral à chaque passage. Il peut contenir des relevés de constantes, des photos de plaies, des commentaires, le diagramme de soins. En format papier à la base, il est maintenant accessible en format dématérialisé et partagé au sein du cabinet, grâce au logiciel My Agathe e.motion, et son application mobile, pour pouvoir le remplir au chevet du patient. Idéal pour ne rien oublier lors de vos transmissions avec vos collègues du cabinet puisqu’il est partagé et sécurisé en direct.

Matériel

Le lecteur de carte Vitale ou TLA (Terminal de Lecture Ambulatoire) est un petit boitier qui vous permet de lire la carte Vitale de vos patients et d’enregistrer les informations du patient sur votre logiciel. C’est une étape essentielle pour la création de vos ordonnances et la facturation. Il vous permet également de sécuriser vos factures, une fois les soins terminés, en repassant la carte Vitale dans le lecteur. C’est un peu comme si votre patient signait la facture pour confirmer que les soins ont bien été effectués.
Il est obligatoire si vous télétransmettez vos actes, pour prendre l’empreinte de carte Vitale du patient. Il existe toutefois un mode de facturation dit « dégradé » lorsque vous n’avez pas accès à la carte Vitale, et pour lequel le TLA n’est pas requis, mais ce mode de facturation est de moins en moins accepté par les caisses.
Pour démarrer son activité, il est important d’investir dans une bonne mallette de soins et tout le matériel qui va avec (on a une liste pour vous dans cet article spécial mallette de l’infirmier). Il est important également que vous vous équipiez d’un bon logiciel de télétransmission, sécurisé HDS, accessible en ligne et dont les données sont partagées au sein du cabinet. Le choix est essentiel car c’est ce qui vous fera gagner du temps sur votre gestion administrative. Il vous faudra certainement investir aussi dans un TLA, généralement proposé avec l’abonnement de votre logiciel de télétransmission.

Comptabilité

Et oui ! Les infirmiers libéraux sont à leur compte, un peu comme un chef d’entreprise qui a des recettes et des dépenses. Cela signifie que vous devez tenir une comptabilité toute l’année, afin de pouvoir établir votre déclaration fiscale, le plus souvent la 2035 ! La comptabilité n’est malheureusement pas facultative en libéral, mais soyez rassurés, des solutions pour vous aider existent (voir la question suivante).

Pour tenir sa comptabilité facilement, plusieurs options s’offrent à vous, selon le prix et l’effort que vous souhaitez mettre dans la tenue de votre comptabilité.
• Vous pouvez opter pour un expert-comptable qui s’occupera de votre comptabilité à votre place. Pratique, mais assez cher, surtout lorsque vous démarrez.
• Vous pouvez aussi choisir un logiciel de comptabilité pour infirmiers. Beaucoup plus abordable mais l’investissement en temps sera plus conséquent.
• Enfin, vous pouvez choisir un service hybride comme My Agathe le propose. La comptabilité est gérée par un conseiller personnel, validée par un expert-comptable, à un prix raisonnable et avec un minimum à faire de votre côté.

Pour démarrer son activité, il est important d’investir dans une bonne mallette de soins et tout le matériel qui va avec (on a une liste pour vous dans cet article spécial mallette de l’infirmier). Il est important également que vous vous équipiez d’un bon logiciel de télétransmission, sécurisé HDS, accessible en ligne et dont les données sont partagées au sein du cabinet. Le choix est essentiel car c’est ce qui vous fera gagner du temps sur votre gestion administrative. Il vous faudra certainement investir aussi dans un TLA, généralement proposé avec l’abonnement de votre logiciel de télétransmission.

Gestion des impayés

En tant qu’infirmière libérale, vous êtes payés par les CPAM et les mutuelles. Mais il peut arriver que vous ayez des « rejets », c’est-à-dire des factures refusées par la caisse ou la mutuelle pour diverses raisons (problème de cotation, information manquante…). Dans ce cas, vous devez généralement traiter ces rejets pour renvoyer la facture en question. Cela peut être chronophage… Mais surtout vous pouvez l’éviter. Car à terme, un impayé non traité, c’est un manque à gagner pour vous !
Pour éviter un maximum vos impayés, il existe différents services. My Agathe inclue une prestation très complète, vérifie vos cotations et les défauts de paiements, relance les caisses et mutuelle en cas d’impayés à votre place, et s’assure de vos paiements directement sur votre compte bancaire. C’est un gain de temps pour vous, mais aussi moins de choses à penser !

Remplaçant/remplacements

Quand vous avez besoin de souffler, de prendre des vacances, quand vous êtes malade, ou avez simplement envie de prendre plus de temps pour vous, avoir recours à un remplaçant, c’est très pratique ! Celui-ci vous remplace pendant un période déterminée, mais ne fait pas partie de votre cabinet, c’est donc très flexible pour vous !
Exercer en tant que remplaçant c’est conseillé lorsque vous démarrez le libéral. Ca permet de vous faire la main sur le fonctionnement du libéral, sans trop vous engager vis-à-vis d’un cabinet, et sans le côté administratif du métier. Mais le remplacement, c’est aussi pour les infirmiers titulaires, qui veulent par exemple arrondir leur fin de mois, s’ouvrir à de nouvelles pratiques avec un autre cabinet, d’autres patients… Bref il y a plein d’avantages !
Le remplaçant infirmier libéral est payé par l’infirmier libéral titulaire qu’il remplace, par le biais de rétrocession d’honoraires. Ces rétrocessions sont le montant des soins, moins la participation au frais du cabinet. Le pourcentage de ces frais retenus est à déterminer sur le contrat entre les deux infirmiers. Sur My Agathe, cette rétrocession se calcule ensuite automatiquement !

Le remplaçant infirmier ne peut pas télétransmettre en son nom propre. Toutefois, certains logiciels de télétransmission comme My Agathe, permettent au titulaire de donner un accès au logiciel afin que celui-ci facture et télétransmette ses actes pour le compte de l’infirmier qu’il remplace. Pour cela, il lui faut avoir une CPS Remplaçant.
L’avantage, c’est un gain de temps pour le titulaire. Mais c’est aussi une bonne manière pour le remplaçant débutant de se faire la main sur son futur outil de travail. Tout le monde est content !
Consultez nos offres spéciales remplaçants !

Télémédecine

La télémédecine c’est la pratique de la médecine à distance, en utilisant les technologies comme la visioconférence. Son utilisation s’est généralisée récemment avec le Covid. Elle offre une meilleure protection aux soignants évidemment en cas de pandémie, mais elle permet d’ouvrir la médecine à de nouveaux horizons et de faciliter la coordination entre professionnels de santé.

Les infirmiers libéraux ont un rôle important à jouer dans la télémédecine. En étant au chevet du patient, ils sont le lien direct avec lui et son entourage. Ainsi, ils peuvent accompagner le médecin à distance dans son diagnostic auprès des patients lors de téléconsultations qui évitent au médecin des visites à domicile. L’infirmier libéral peut également suivre ses propres patients à distance, dans le cadre du Covid, lors de télésuivis.

Pour pratiquer ces actes de télémédecine, pas besoin de matériel compliqué, toutefois, nous vous recommandons de vous équiper d’une solution de téléconsultation. Celle-ci, en plus d’être plus professionnelle et complète qu’un simple outil comme whatsapp, vous permet de bénéficier de l’aide financière à la vidéotransmission annuelle de 350€/an. My Agathe intègre sur son application mobile un outil de téléconsultation qui ne nécessite aucun équipement pour le patient ou le médecin. Plutôt pratique !

Bien sûr ! Depuis le 1er janvier, les téléconsultations sont rémunérées, vous pouvez donc désormais facturer un rendez-vous en visio avec le médecin pour demander un avis médical, renouveler une ordonnance, ou l’assister dans son diagnostic médical.
Le télésuivi est également un acte rémunéré dans le cadre de la crise du Covid.

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